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Comment passer de la Méthode C à la Méthode B (possible selon la version 4 de la fiche « Eligibilité de dépenses » ?

Une nouveauté de la période de programmation 2014-2020 réside dans les différentes méthodes établies par la réglementation européenne pour faciliter la déclaration des frais de personnel. Dans un premier temps, le Programme Interreg MED, ainsi que d’autres programmes Interreg, ont décidé d’utiliser certaines de ces méthodes et de permettre au partenaire de choisir celle qui était la mieux adaptée à sa situation. Après près de deux ans de mise en œuvre, il a été possible de se rendre compte, grâce au retour d'informations des partenaires et des contrôleurs, ainsi qu'aux résultats des contrôles effectués, que toutes les méthodes ne donnaient pas les meilleures garanties pour assurer l'éligibilité des dépenses. Ceci est principalement dû à deux raisons : d'une part, chaque programme Interreg a décidé d'utiliser des méthodes similaires mais avec quelques différences, ce qui rend leur utilisation et leur compréhension plus complexes lorsqu'un partenaire participe à plusieurs programmes ; d'autre part, certaines options, notamment la méthode C, ne sont pas totalement adaptées à la réalité de nombreux partenaires, créant ainsi des erreurs récurrentes qui peuvent avoir un impact démesuré. 

Le 20 décembre 2018, le Comité de suivi du Programme a validé la 4ème version de la fiche « Éligibilité des dépenses » du Manuel du Programme. La version mise à jour est disponible sur le site web du Programme.

A partir de cette version, il est possible de passer de la Méthode C - taux horaire annuel basé sur les 1.720 heures - à la Méthode B - % mensuel fixe -. L'expérience a prouvé que la Méthode B est en effet plus simple et plus sûre. 

Les partenaires participant à des projets en cours qui souhaitent profiter de cette possibilité doivent suivre les étapes suivantes pour bien retracer ce changement : 

  1. Vérifiez que la période de participation (dates de début et de fin) déclarée dans la liste du personnel, relative à tous les membres du personnel impliqués, est cohérente avec la réalité et les dates d'exécution du projet. Si ce n'est pas le cas, mettez cette liste à jour.  
  2. Mettez à jour la déclaration de description de poste (modèle de programme), en précisant la date d’entrée en vigueur de la mise à jour. Cette date devrait être la date de début de la période de mise en œuvre à partir de laquelle le changement doit prendre effet. 
  3. Imprimez, signez et tamponnez (si nécessaire) la déclaration de description de poste et envoyez une copie numérisée à votre Chef de File, afin que le document soit téléchargé sur la plateforme web.
  4. Le Chef de File recueille toutes les informations sur les partenaires et les communique au SC lors de la prochaine demande de paiement, pour information. 
  5. Conservez la nouvelle version de la déclaration de description de poste dans le dossier du projet (piste d’audit). 

En règle générale, cette modification peut être apportée à la fin de toute période de mise en œuvre et concernerait les dépenses pour les périodes pour lesquelles des coûts de personnel de la personne concernée n'ont pas été certifiés.

Si des dépenses n'ont pas été déclarées au cours des périodes précédentes, même si ces périodes ont eu lieu avant l'approbation de la mise à jour du Manuel, elles pourraient être déclarées avec le changement de méthode.

N.B : Pour faciliter l'utilisation des modèles fournis par le Programme, il ne sera pas nécessaire d'imprimer la déclaration sur un papier à en-tête officiel de l'organisation partenaire, à condition que son officialité soit assurée par exemple par un tampon de la structure partenaire. Une note en bas de page similaire sera incluse dans le modèle de Déclaration.

Ce qui ne peut pas être fait : 

  • recalculer les dépenses déjà déclarées en utilisant la Méthode C pour déclarer davantage de dépenses, 
  • si des dépenses ont été déclarées au cours de la 3ème période selon la Méthode C et que le partenaire réalise qu'une heure a été déclarée, il doit le déclarer au cours des périodes suivantes selon la Méthode C, puisque les dépenses de personnel de la personne concerné ont été déclarées selon cette méthode pendant la période de référence.
Catégorie : Coûts du personnel (phase de mise en oeuvre) Programme

Il y a une incohérence entre le numéro des WP dans l'index et dans le plan de travail.

Ne pas prendre en considération cette incohérence. Veuillez noter que l’index est le même pour toutes les propositions cependant le plan de travail est adapté à chaque type de projet.

Catégorie : Activités et plan de travail (phase de candidature)