FAQ

Ou accéder à toutes les questions :

Est-ce que 2 personnes peuvent travailler en même temps sur Synergie?

Il est fortement recommandé de ne pas travailler à plusieurs et en même temps dans la même proposition. Le système peut perdre ou avoir des problèmes pour enregistrer l’information.

Catégorie : Accès à Synergie CTE

Est-ce qu'un partenaire peut être Chef de File dans deux candidatures pour des axes différents ?

Il n’y a pas de limite au nombre de candidature auxquelles une institution peut participer (en tant que partenaire ou chef de file). En revanche, les institutions doivent prouver leur capacité technique et administrative à développer les activités dans lesquelles elles s’impliquent. Cette capacité sera analysée durant l’évaluation des candidatures.

Catégorie : Partenaires et zones éligibles (phase de candidature)

Comment utiliser la méthode B en cas d'implication faible, déséquilibrée ou occasionnelle du personnel ?

Toute forme de participation peut être déclarée en utilisant la Méthode B - % mensuel fixe. 

Premièrement, pour déclarer des dépenses de personnel conformément aux dispositions de la Méthode B, l'organisation partenaire doit tenir compte de la quantité et de la fréquence de la participation de chaque membre du personnel, en fonction du rôle spécifique assigné au projet, afin d'établir un pourcentage fixe de temps travaillé sur le projet par mois. 

Il est parfois très difficile pour le partenaire d'établir ce pourcentage pour de multiples raisons. 

Vous trouverez ci-dessous plusieurs exemples illustrant comment trois cas récurrents identifiés (implication faible, déséquilibrée ou occasionnelle) pourraient être gérés selon les dispositions de la Méthode B. Veuillez noter que ce ne sont que des exemples et qu'il peut y avoir de nombreuses autres situations et solutions à proposer.   

  1. Faible implication, elle s'applique au personnel impliqué sur une base régulière mais seulement pour de courtes périodes de temps chaque mois. Par exemple, un chef de département participant à plusieurs projets, qui organise une réunion mensuelle d'une demi-journée pour assurer le suivi de l'exécution des projets.

    Dans ce cas, si la demi-journée est déclarée en %, elle représente environ 2 % de son temps de travail mensuel. De plus, par exemple, si la réunion porte sur 4 projets, 0,5% devrait être déclaré dans chaque projet.

    Il est fortement recommandé de penser, à l'avance, si toute la charge administrative nécessaire pour déclarer ces dépenses en vaut la peine. Si vous jugez que tel n’est pas le cas, vous pouvez choisir de ne pas déclarer ces dépenses et d'utiliser cette partie du budget pour financer d'autres types d'activités ou de personnel.

    Ce qu'il faut souligner dans cette situation, c'est que si, au cours d'un mois donné, cette personne doit exceptionnellement consacrer plus de temps au projet (par exemple, pour préparer et participer à un événement du projet), afin de pouvoir réclamer ce temps, vous devez soit augmenter le pourcentage pour toute la période, par exemple en divisant 1 jour en 6 mois pour réestimer le pourcentage (voir cas du déséquilibre) ou décider de ne pas déclarer ces dépenses, compte tenu du risque impliqué si cela n’est pas fait correctement.
  2. Implication déséquilibrée, cela s'applique au personnel qui participe régulièrement au projet, mais avec un niveau d'engagement très différent d'un mois à l'autre. Par exemple, un agent financier chargé du suivi financier et administratif du projet, qui fournit une assistance tous les mois mais qui, en plus, consacre deux mois à la préparation de la demande de paiement et à la certification des dépenses.

    Si vous calculez le pourcentage de participation par mois, le résultat serait, par exemple, que dans les 4 premiers mois de la période de mise en œuvre, le poucentage de participation correspond à 25% de son temps et les autres 2 à 75%. Dans ce cas, comme le pourcentage de participation devrait être le même pour tous les mois, le plus souhaitable serait de faire une moyenne pondérée projetée [par exemple : (25x4) + (75x2) / 6, ce qui permettrait un calcul de 41% par mois]. 
  3. Implication ponctuelle, il s'agit d'une implication ponctuelle du personnel tout au long de la vie du projet. Par exemple, un chargé de communication chargé de l'organisation de la conférence de mi-parcours du projet.

    Dans ce cas, vous devez inclure dans la liste du personnel, comme fonction de l’employée dans le projet, le fait qu’il/elle est en charge de l'organisation de la conférence de mi-parcours, et, pour la période d'implication, ne considérer que les mois pendant lesquels cette personne sera active dans le projet. Par exemple, si la période de mise en œuvre va du 01/06/2018 au 31/12/2018, et que l'employé en question n'est impliqué que pendant 3 mois, de septembre à novembre, les dates d'implication dans la liste du personnel devraient se situer entre le 01/09/2018 et le 30/11/2018 et, seules les dépenses pour ces mois peuvent être déclarées, il n’y aura donc rien à déclarer dans les mois restant de la période de participation (juillet, août et décembre).

    Si la période chevauche deux périodes de mise en œuvre, déclarez uniquement les dépenses des mois de participation pour chacun des périodes de mise en œuvre, selon la liste du personnel. 

Veuillez noter que cette méthode de calcul est une option de coût simplifié et que le programme et les contrôleurs n'effectuent aucun recalcul/vérification par rapport à la participation réelle du personnel. Par conséquent, le pourcentage mensuel d'implication inclus dans la déclaration de description de poste n'est qu'une estimation faite par le partenaire, basée sur la quantité et la fréquence de l'implication de chaque membre du personnel, en fonction du rôle spécifique attribué dans le projet.

Enfin, il convient de rappeler que vous devez toujours respecter le principe de proportionnalité. Cela signifie que, sur la base des contrôles effectués, la FLC doit confirmer qu'il n'y a aucune preuve que les frais de personnel réclamés ne sont pas suffisants en quantité ou en qualité pour le développement des activités déclarées. Si la FLC n'est pas en mesure de procéder à cette confirmation, les montants excédant ce qui serait considéré comme raisonnablement adéquat, seront rejetés. 

Catégorie : Coûts du personnel (phase de mise en oeuvre) Programme

Il y a une incohérence entre le numéro des WP dans l'index et dans le plan de travail.

Ne pas prendre en considération cette incohérence. Veuillez noter que l’index est le même pour toutes les propositions cependant le plan de travail est adapté à chaque type de projet.

Catégorie : Activités et plan de travail (phase de candidature)