FAQ

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Quelle est la date limite pour faire une demande de prolongation de projet avant la date de fin officielle du projet?

Une prolongation du projet doit être demandée au moins 3 mois avant la date initiale de fin du projet.

 

 

Catégorie : Programme Phase de clôture

Dans le manuel du Programme on peut lire : "un ajustement budgétaire final basé sur une réelle consommation du projet est possible", qu'est-ce que cela signifie?

Au moment de la clôture du projet, une flexibilité supplémentaire de 10% peut être appliquée au budget des partenaires. Cette dernière flexibilité de 10% est calculée de la même manière que la flexibilité de 20% qui peut être utilisée tout au long de la mise en œuvre du projet, c'est-à-dire par rapport au budget total du partenaire qui ne peut jamais être dépassé. Fondamentalement :

  • Pour les partenaires qui n'ont pas effectué de modifications budgétaires dépassant la flexibilité de 20%, l'ajustement budgétaire final doit être ajouté à la flexibilité de 20% (un total de 30%).
  • Pour les partenaires qui ont effectué une modification de budget dépassant la flexibilité de 20%, seule la flexibilité supplémentaire de 10% s'applique.

Les partenaires du projet peuvent utiliser le fichier de réaffectation budgétaire pour vérifier si la flexibilité est respectée. Le respect de la règle de flexibilité sera vérifié lors de la vérification de la demande de paiement et du rapport d'avancement. Si nécessaire, le SC demandera au partenaire de remplir un fichier Excel dédié.

 

 

Catégorie : Programme Phase de clôture

Un partenaire du projet a payé la facture finale du contrôle CPN deux mois après la date de fin du projet. Est-il possible que le coût soit approuvé et inclus dans le certificat final?

Non, comme indiqué dans le Manuel du Programme, toutes les dépenses payées après ce délai de deux mois seront considérées comme inéligibles et seront rejetées. Aucune exception n'est possible. Les partenaires du projet doivent s'assurer que la facture finale du CPN est payée dans la période d'éligibilité afin d'être remboursée.

 

 

Catégorie : Programme Phase de clôture

Quelle est la règle concernant l'éligibilité des dépenses liées à la clôture d'un projet?

Les règles d'éligibilité relatives à la clôture des projets sont les suivantes :

  • Toutes les dépenses liées à la mise en œuvre du projet doivent être engagées et facturées avant la date officielle de fin du projet. Les dépenses peuvent être payées au plus tard deux mois après la fin du projet.
  • Les dépenses liées à la clôture du projet (par exemple, les frais de personnel pour la rédaction du rapport final, la préparation de la demande de paiement, les coûts du CPN pour le certificat final) peuvent être engagées, facturées et payées dans les deux mois suivant la fin du projet.
  • Toutes les dépenses payées après le délai de deux mois seront considérées comme inadmissibles et seront rejetées.

 

 

 

Catégorie : Programme Phase de clôture

En phase de clôture du projet, seul un rapport final doit être soumis?

Pour la clôture du projet, un rapport d'avancement du projet relatif à la dernière période de mise en œuvre ainsi que le rapport final du projet doivent être soumis dans les trois mois suivant la date de clôture du projet, en même temps que la demande de paiement finale.

 

 

Catégorie : Programme Phase de clôture

Puis-je déclarer comme équipement le service d'entretien de l'équipement ? Et des fournitures de bureau pour un événement ? Et un téléphone ?

L'entretien et les réparations de l'équipement sont nécessaires pour le projet à condition que l'équipement soit relié aux activités de contenu du projet. Lorsque l'équipement de bureau est utilisé par le bénéficiaire à des fins administratives du projet, le coût relève de la rubrique Bureau et administration (g. entretien, nettoyage, réparations).

En ce qui concerne les fournitures de bureau, quel que soit l'usage qui en est fait, leur coût relève de la rubrique Bureau et administration (g. entretien, nettoyage, réparations). Il ne peut donc pas être inscrit à la ligne budgétaire "Matériel", à moins qu'il ne soit utilisé à des fins de communication et de publicité.
Si les téléphones mobiles sont utilisés à des fins administratives du projet, le coût relève de la rubrique Bureau et administration (j. communication), lorsque le téléphone fait partie du coût de l'abonnement, c'est-à-dire que le téléphone mobile et les frais d'abonnement sont facturés ensemble et que l'abonnement est considéré comme le coût principal.

 

 

Catégorie : Programme Achat d'équipement (phase de mise en oeuvre)

Comment doit-on gérer la piste d'audit lorsque l'équipement est installé hors de portée des contrôleurs (par ex. sous l'eau) ?

Si l'équipement est installé hors de la portée du CPN, le partenaire doit conserver une documentation écrite concernant l'installation de l'équipement ainsi qu'une preuve de son fonctionnement (par exemple si l'équipement consiste à installer des capteurs de mesure sous-marine, le CPN doit vérifier qu'une plaque est visible dans les bureaux du partenaire ou, si possible, à proximité du lieu mais au-dessus de l'eau, en tout cas un "emplacement facilement visible par le public" et que les mesures envoyées par ces capteurs sont reçues conformément aux spécifications techniques décrites).

 

 

Catégorie : Programme Achat d'équipement (phase de mise en oeuvre)

Pourquoi est-il recommandé de conserver des photos de l'équipement, et surtout de la marque ?

Une caractéristique de la piste de vérification de l'équipement est la conservation des images de ce type de matériel. La présence de photos permet de vérifier l'existence de l'équipement et le respect des règles de l'UE et de l'image de marque du programme, dans le cas de vérifications sur documents.

En plus des photos, le CPN devrait vérifier sur place en fonction de la catégorie d'équipement :

  • Usage général (bureau) : pas nécessaire
  • Équipement thématique : s'il dépasse 2 000 EUR par article
  • IPE : toujours (au moins une fois dans la vie du projet)

 

 

Catégorie : Programme Achat d'équipement (phase de mise en oeuvre)

Quel type de dépenses liées à des investissements à petite échelle devrait être affecté à la ligne budgétaire "équipement" et quel type de dépenses devrait être affecté à la ligne budgétaire "expertise externe" ?

Tous les biens et services liés à la mise en place d'investissements à petite échelle doivent être imputés à la ligne d'équipement. Aucun coût ne devrait être imputé au titre de l'expertise et des services externes.

Le CPN doit tout d'abord vérifier l'éligibilité de chaque équipement de l'IPE séparément, puis vérifier qu'il réponde à la définition donnée et que, par conséquent, lors du calcul du montant de l'allocation, il a été effectué conformément aux principes propres à chaque catégorie d'équipement. 

 

 

Catégorie : Programme Achat d'équipement (phase de mise en oeuvre)

Comment puis-je savoir si l'équipement peut être considéré comme un investissement à petite échelle ?

Comme défini dans le Manuel du Programme, les investissements à petite échelle (IPE) sont des installations ou des infrastructures de taille ou de portée limitées, nécessaires à la mise en œuvre réussie d'une activité pilote.

Sur la base de cette définition, on peut conclure qu'il n'y a un IPE que si les 5 points suivants (critères cumulatifs) sont tous remplis :

1) L'IPE est constitué d'équipements assemblés, qui font partie d'un ensemble (c'est-à-dire d'une installation ou d'une infrastructure de taille ou de portée limitée). L'acquisition des pièces sous une forme isolée ne serait pas justifiée.
2) Il fonctionne grâce à l'interaction créée par la mise en commun de toutes les pièces, biens et services.
3) Il est adapté aux besoins du projet, des activités et des activités pilotes. Ainsi, un logiciel et du matériel, même s'ils sont reliés entre eux pour une utilisation correcte, ne peuvent pas être considérés comme un IPE. C'est le résultat de l'assemblage de toutes les pièces qui donne une raison d'être.
4) Son but est d'atteindre les objectifs d'une activité pilote. Et c'est pour cette raison qu'elle est " essentielle " à la mise en œuvre du projet.
5) Son utilisation après la fin de l'activité pilote devrait être considéré

 

 

Catégorie : Programme Achat d'équipement (phase de mise en oeuvre)