FAQ

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Puis-je déclarer comme équipement le service d'entretien de l'équipement ? Et des fournitures de bureau pour un événement ? Et un téléphone ?

L'entretien et les réparations de l'équipement sont nécessaires pour le projet à condition que l'équipement soit relié aux activités de contenu du projet. Lorsque l'équipement de bureau est utilisé par le bénéficiaire à des fins administratives du projet, le coût relève de la rubrique Bureau et administration (g. entretien, nettoyage, réparations).

En ce qui concerne les fournitures de bureau, quel que soit l'usage qui en est fait, leur coût relève de la rubrique Bureau et administration (g. entretien, nettoyage, réparations). Il ne peut donc pas être inscrit à la ligne budgétaire "Matériel", à moins qu'il ne soit utilisé à des fins de communication et de publicité.
Si les téléphones mobiles sont utilisés à des fins administratives du projet, le coût relève de la rubrique Bureau et administration (j. communication), lorsque le téléphone fait partie du coût de l'abonnement, c'est-à-dire que le téléphone mobile et les frais d'abonnement sont facturés ensemble et que l'abonnement est considéré comme le coût principal.

 

 

Catégorie : Programme Achat d'équipement (phase de mise en oeuvre)

Comment doit-on gérer la piste d'audit lorsque l'équipement est installé hors de portée des contrôleurs (par ex. sous l'eau) ?

Si l'équipement est installé hors de la portée du CPN, le partenaire doit conserver une documentation écrite concernant l'installation de l'équipement ainsi qu'une preuve de son fonctionnement (par exemple si l'équipement consiste à installer des capteurs de mesure sous-marine, le CPN doit vérifier qu'une plaque est visible dans les bureaux du partenaire ou, si possible, à proximité du lieu mais au-dessus de l'eau, en tout cas un "emplacement facilement visible par le public" et que les mesures envoyées par ces capteurs sont reçues conformément aux spécifications techniques décrites).

 

 

Catégorie : Programme Achat d'équipement (phase de mise en oeuvre)

Pourquoi est-il recommandé de conserver des photos de l'équipement, et surtout de la marque ?

Une caractéristique de la piste de vérification de l'équipement est la conservation des images de ce type de matériel. La présence de photos permet de vérifier l'existence de l'équipement et le respect des règles de l'UE et de l'image de marque du programme, dans le cas de vérifications sur documents.

En plus des photos, le CPN devrait vérifier sur place en fonction de la catégorie d'équipement :

  • Usage général (bureau) : pas nécessaire
  • Équipement thématique : s'il dépasse 2 000 EUR par article
  • IPE : toujours (au moins une fois dans la vie du projet)

 

 

Catégorie : Programme Achat d'équipement (phase de mise en oeuvre)

Quel type de dépenses liées à des investissements à petite échelle devrait être affecté à la ligne budgétaire "équipement" et quel type de dépenses devrait être affecté à la ligne budgétaire "expertise externe" ?

Tous les biens et services liés à la mise en place d'investissements à petite échelle doivent être imputés à la ligne d'équipement. Aucun coût ne devrait être imputé au titre de l'expertise et des services externes.

Le CPN doit tout d'abord vérifier l'éligibilité de chaque équipement de l'IPE séparément, puis vérifier qu'il réponde à la définition donnée et que, par conséquent, lors du calcul du montant de l'allocation, il a été effectué conformément aux principes propres à chaque catégorie d'équipement

 

 

Catégorie : Programme Achat d'équipement (phase de mise en oeuvre)

Comment puis-je savoir si l'équipement peut être considéré comme un investissement à petite échelle ?

Comme défini dans le Manuel du Programme, les investissements à petite échelle (IPE) sont des installations ou des infrastructures de taille ou de portée limitées, nécessaires à la mise en œuvre réussie d'une activité pilote.

Sur la base de cette définition, on peut conclure qu'il n'y a un IPE que si les 5 points suivants (critères cumulatifs) sont tous remplis :

1) L'IPE est constitué d'équipements assemblés, qui font partie d'un ensemble (c'est-à-dire d'une installation ou d'une infrastructure de taille ou de portée limitée). L'acquisition des pièces sous une forme isolée ne serait pas justifiée.
2) Il fonctionne grâce à l'interaction créée par la mise en commun de toutes les pièces, biens et services.
3) Il est adapté aux besoins du projet, des activités et des activités pilotes. Ainsi, un logiciel et du matériel, même s'ils sont reliés entre eux pour une utilisation correcte, ne peuvent pas être considérés comme un IPE. C'est le résultat de l'assemblage de toutes les pièces qui donne une raison d'être.
4) Son but est d'atteindre les objectifs d'une activité pilote. Et c'est pour cette raison qu'elle est " essentielle " à la mise en œuvre du projet.
5) Son utilisation après la fin de l'activité pilote devrait être considéré

 

 

Catégorie : Programme Achat d'équipement (phase de mise en oeuvre)

Quand est-ce qu'un plan d'amortissement doit être établi?

Pour déterminer la durée d'amortissement de chaque équipement, ainsi que la date à partir de laquelle l'amortissement doit être pris en compte, chaque partenaire doit se référer aux règles comptables nationales pertinentes et à ses propres règles comptables internes. 

Il est important de noter que ces règles établissent parfois un coût minimum pour l'établissement d'un plan d'amortissement. Les équipements qui n'atteignent pas ce minimum peuvent être déclarés en totalité.

Le coût d'amortissement de l'équipement acheté avant le début du projet peut être imputé au projet à condition qu'aucune subvention publique n'ait contribué à l'acquisition de l'équipement. Le coût qui peut être reporté correspond à l'amortissement lié exclusivement à la période de mise en œuvre du projet. Les coûts doivent être dûment justifiés par des pièces justificatives de valeur probante équivalente.
Le critère utilisé pour décider si une catégorie d'équipements doit être amortie est la possibilité de la réutiliser dans des futures activités à réaliser par le partenaire.  Cette possibilité est réelle dans le cas des équipements à usage général (de bureau) et des équipements thématiques, et c'est ce qui justifierait le principe de bonne gestion financière.

 

 

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Pourquoi un plan d'amortissement n'est-il pas nécessaire dans le cas d'un investissement à petite échelle (IPE) ?

Les IPE (investissement à petite échelle) sont mis en place pour répondre aux besoins du projet, c'est-à-dire qu'ils sont spécifiquement conçus par le projet et pour le projet. Dans cette situation, la réutilisation des équipements ne serait pas possible pour les activités d'autres partenaires. La seule réutilisation serait d'assurer la pérennité des principaux résultats du projet.

 

 

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Qu'est ce qu'un plan d'amortissement?

La valeur monétaire d'un actif diminue avec le temps en raison de son utilisation, de son usure ou de son obsolescence. Cette diminution est mesurée en tant qu'amortissement. Les équipements sont susceptibles d'être amortis sur une période de temps spécifique.

Dans le cadre du programme Interreg MED, un plan d'amortissement est considéré comme un document qui établit un tableau d'amortissement afin de connaître la part de cet amortissement réalisée sur la durée de vie du projet, et peut donc être déclaré comme un coût du projet. L'amortissement en dehors de la durée de vie du projet ne peut pas être déclaré comme un coût.

 

 

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Y a-t-il des limites quant à l'équipement qui peut être prévu et affecté à un projet ? Que signifie "usage exclusif" et pourquoi doit-il être justifié ?

Bien que les équipements à usage général (bureautique) puissent être considérés comme " essentiels " pour la mise en œuvre du projet, leur utilisation doit être considérée comme exceptionnelle et limitée. Il est peu probable, par exemple, que dans un partenariat, tous les partenaires du projet prévoient l'achat d'un ordinateur portable.

En fait, le Programme a décidé de laisser cette possibilité, dans les cas où le nouveau personnel, travaillant à 100% dans le projet, doit être équipé par le partenaire, mais en prenant toujours en considération que cet équipement continuera à être utilisé par le partenaire une fois le projet terminé. En cas d'achat, la propriété de l'équipement ne peut être changée avant au moins 5 ans après la fin du projet. Outre le fait que son acquisition doit être plus que justifiée, il est exigé qu'elle soit utilisée exclusivement dans le cadre du projet. Par exemple, si une imprimante est achetée, le partenaire doit déclarer qu'elle ne sera utilisée que dans le cadre du projet. Son utilisation ne peut être partagée entre plusieurs projets MED. Ce fait rend difficile la justification d'une acquisition car son rapport coût/bénéfice (principe de bonne gestion financière) doit être mesuré non seulement en termes de prix mais aussi en termes de temps d'utilisation dans le projet.
En résumé, l'utilisation de ce type d'équipement est appropriée dans des cas exceptionnels et dûment justifiés. Sachant que dans le processus de certification, il est nécessaire que le partenaire signe une déclaration d'utilisation exclusive (disponible sur le site Internet du Programme).

Enfin, il convient de rappeler qu'en cas de non-respect du principe de l'utilisation exclusive lors d'un contrôle complémentaire, non seulement les dépenses seront considérées comme inéligibles et une procédure de recouvrement sera mise en place, mais une suspicion de fraude pourra être signalée aux autorités compétentes.

 

 

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Qu'est ce qui est considéré comme équipement à usage général (de bureau) ?

Est considéré comme équipement de bureau tout matériel informatique (ordinateurs de bureau, ordinateurs portables, tablettes, écrans, claviers, souris), logiciels informatiques (utilisation de bureau), mobilier de bureau, imprimantes, téléphones, appareils photo numériques/vidéo, scanners, projecteurs numériques.
Ce type d'équipement est généralement à la disposition des partenaires pour le développement de leurs activités quotidiennes.

 

 

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