FAQ

Comment passer de la Méthode C à la Méthode B (possible selon la version 4 de la fiche « Eligibilité de dépenses » ?

Une nouveauté de la période de programmation 2014-2020 réside dans les différentes méthodes établies par la réglementation européenne pour faciliter la déclaration des frais de personnel. Dans un premier temps, le Programme Interreg MED, ainsi que d’autres programmes Interreg, ont décidé d’utiliser certaines de ces méthodes et de permettre au partenaire de choisir celle qui était la mieux adaptée à sa situation. Après près de deux ans de mise en œuvre, il a été possible de se rendre compte, grâce au retour d'informations des partenaires et des contrôleurs, ainsi qu'aux résultats des contrôles effectués, que toutes les méthodes ne donnaient pas les meilleures garanties pour assurer l'éligibilité des dépenses. Ceci est principalement dû à deux raisons : d'une part, chaque programme Interreg a décidé d'utiliser des méthodes similaires mais avec quelques différences, ce qui rend leur utilisation et leur compréhension plus complexes lorsqu'un partenaire participe à plusieurs programmes ; d'autre part, certaines options, notamment la méthode C, ne sont pas totalement adaptées à la réalité de nombreux partenaires, créant ainsi des erreurs récurrentes qui peuvent avoir un impact démesuré. 

Le 20 décembre 2018, le Comité de suivi du Programme a validé la 4ème version de la fiche « Éligibilité des dépenses » du Manuel du Programme. La version mise à jour est disponible sur le site web du Programme.

A partir de cette version, il est possible de passer de la Méthode C - taux horaire annuel basé sur les 1.720 heures - à la Méthode B - % mensuel fixe -. L'expérience a prouvé que la Méthode B est en effet plus simple et plus sûre. 

Les partenaires participant à des projets en cours qui souhaitent profiter de cette possibilité doivent suivre les étapes suivantes pour bien retracer ce changement : 

  1. Vérifiez que la période de participation (dates de début et de fin) déclarée dans la liste du personnel, relative à tous les membres du personnel impliqués, est cohérente avec la réalité et les dates d'exécution du projet. Si ce n'est pas le cas, mettez cette liste à jour.  
  2. Mettez à jour la déclaration de description de poste (modèle de programme), en précisant la date d’entrée en vigueur de la mise à jour. Cette date devrait être la date de début de la période de mise en œuvre à partir de laquelle le changement doit prendre effet. 
  3. Imprimez, signez et tamponnez (si nécessaire) la déclaration de description de poste et envoyez une copie numérisée à votre Chef de File, afin que le document soit téléchargé sur la plateforme web.
  4. Le Chef de File recueille toutes les informations sur les partenaires et les communique au SC lors de la prochaine demande de paiement, pour information. 
  5. Conservez la nouvelle version de la déclaration de description de poste dans le dossier du projet (piste d’audit). 

En règle générale, cette modification peut être apportée à la fin de toute période de mise en œuvre et concernerait les dépenses pour les périodes pour lesquelles des coûts de personnel de la personne concernée n'ont pas été certifiés.

Si des dépenses n'ont pas été déclarées au cours des périodes précédentes, même si ces périodes ont eu lieu avant l'approbation de la mise à jour du Manuel, elles pourraient être déclarées avec le changement de méthode.

N.B : Pour faciliter l'utilisation des modèles fournis par le Programme, il ne sera pas nécessaire d'imprimer la déclaration sur un papier à en-tête officiel de l'organisation partenaire, à condition que son officialité soit assurée par exemple par un tampon de la structure partenaire. Une note en bas de page similaire sera incluse dans le modèle de Déclaration.

Ce qui ne peut pas être fait : 

  • recalculer les dépenses déjà déclarées en utilisant la Méthode C pour déclarer davantage de dépenses, 
  • si des dépenses ont été déclarées au cours de la 3ème période selon la Méthode C et que le partenaire réalise qu'une heure a été déclarée, il doit le déclarer au cours des périodes suivantes selon la Méthode C, puisque les dépenses de personnel de la personne concerné ont été déclarées selon cette méthode pendant la période de référence.
Catégorie : Coûts du personnel Programme

Comment utiliser la méthode B en cas d'implication faible, déséquilibrée ou occasionnelle du personnel ?

Toute forme de participation peut être déclarée en utilisant la Méthode B - % mensuel fixe. 

Premièrement, pour déclarer des dépenses de personnel conformément aux dispositions de la Méthode B, l'organisation partenaire doit tenir compte de la quantité et de la fréquence de la participation de chaque membre du personnel, en fonction du rôle spécifique assigné au projet, afin d'établir un pourcentage fixe de temps travaillé sur le projet par mois. 

Il est parfois très difficile pour le partenaire d'établir ce pourcentage pour de multiples raisons. 

Vous trouverez ci-dessous plusieurs exemples illustrant comment trois cas récurrents identifiés (implication faible, déséquilibrée ou occasionnelle) pourraient être gérés selon les dispositions de la Méthode B. Veuillez noter que ce ne sont que des exemples et qu'il peut y avoir de nombreuses autres situations et solutions à proposer.   

  1. Faible implication, elle s'applique au personnel impliqué sur une base régulière mais seulement pour de courtes périodes de temps chaque mois. Par exemple, un chef de département participant à plusieurs projets, qui organise une réunion mensuelle d'une demi-journée pour assurer le suivi de l'exécution des projets.

    Dans ce cas, si la demi-journée est déclarée en %, elle représente environ 2 % de son temps de travail mensuel. De plus, par exemple, si la réunion porte sur 4 projets, 0,5% devrait être déclaré dans chaque projet.

    Il est fortement recommandé de penser, à l'avance, si toute la charge administrative nécessaire pour déclarer ces dépenses en vaut la peine. Si vous jugez que tel n’est pas le cas, vous pouvez choisir de ne pas déclarer ces dépenses et d'utiliser cette partie du budget pour financer d'autres types d'activités ou de personnel.

    Ce qu'il faut souligner dans cette situation, c'est que si, au cours d'un mois donné, cette personne doit exceptionnellement consacrer plus de temps au projet (par exemple, pour préparer et participer à un événement du projet), afin de pouvoir réclamer ce temps, vous devez soit augmenter le pourcentage pour toute la période, par exemple en divisant 1 jour en 6 mois pour réestimer le pourcentage (voir cas du déséquilibre) ou décider de ne pas déclarer ces dépenses, compte tenu du risque impliqué si cela n’est pas fait correctement.
  2. Implication déséquilibrée, cela s'applique au personnel qui participe régulièrement au projet, mais avec un niveau d'engagement très différent d'un mois à l'autre. Par exemple, un agent financier chargé du suivi financier et administratif du projet, qui fournit une assistance tous les mois mais qui, en plus, consacre deux mois à la préparation de la demande de paiement et à la certification des dépenses.

    Si vous calculez le pourcentage de participation par mois, le résultat serait, par exemple, que dans les 4 premiers mois de la période de mise en œuvre, le poucentage de participation correspond à 25% de son temps et les autres 2 à 75%. Dans ce cas, comme le pourcentage de participation devrait être le même pour tous les mois, le plus souhaitable serait de faire une moyenne pondérée projetée [par exemple : (25x4) + (75x2) / 6, ce qui permettrait un calcul de 41% par mois]. 
  3. Implication ponctuelle, il s'agit d'une implication ponctuelle du personnel tout au long de la vie du projet. Par exemple, un chargé de communication chargé de l'organisation de la conférence de mi-parcours du projet.

    Dans ce cas, vous devez inclure dans la liste du personnel, comme fonction de l’employée dans le projet, le fait qu’il/elle est en charge de l'organisation de la conférence de mi-parcours, et, pour la période d'implication, ne considérer que les mois pendant lesquels cette personne sera active dans le projet. Par exemple, si la période de mise en œuvre va du 01/06/2018 au 31/12/2018, et que l'employé en question n'est impliqué que pendant 3 mois, de septembre à novembre, les dates d'implication dans la liste du personnel devraient se situer entre le 01/09/2018 et le 30/11/2018 et, seules les dépenses pour ces mois peuvent être déclarées, il n’y aura donc rien à déclarer dans les mois restant de la période de participation (juillet, août et décembre).

    Si la période chevauche deux périodes de mise en œuvre, déclarez uniquement les dépenses des mois de participation pour chacun des périodes de mise en œuvre, selon la liste du personnel. 

Veuillez noter que cette méthode de calcul est une option de coût simplifié et que le programme et les contrôleurs n'effectuent aucun recalcul/vérification par rapport à la participation réelle du personnel. Par conséquent, le pourcentage mensuel d'implication inclus dans la déclaration de description de poste n'est qu'une estimation faite par le partenaire, basée sur la quantité et la fréquence de l'implication de chaque membre du personnel, en fonction du rôle spécifique attribué dans le projet.

Enfin, il convient de rappeler que vous devez toujours respecter le principe de proportionnalité. Cela signifie que, sur la base des contrôles effectués, la FLC doit confirmer qu'il n'y a aucune preuve que les frais de personnel réclamés ne sont pas suffisants en quantité ou en qualité pour le développement des activités déclarées. Si la FLC n'est pas en mesure de procéder à cette confirmation, les montants excédant ce qui serait considéré comme raisonnablement adéquat, seront rejetés. 

Catégorie : Coûts du personnel Programme